一红头文件自带光环和流量，它本身具有“权威”“正式”“不可侵犯”等高级特质。红头文件有且仅服务于十五大公文体系，但并不是所有的公文都适宜套用红头。该规定明确说明了“红头”文件格式适用于“公文”。一般性应用文，指法定公文以外的应用文。成立新部门及任命新部门负责人对公司来讲属于重大结构和人事调整，最好用红头文件呈现。
一
红头文件自带光环和流量，它本身具有“权威”“正式”“不可侵犯”等高级特质。所以对它的使用上我们需遵从一定的条件才可。
红头文件有且仅服务于十五大公文体系，但并不是所有的公文都适宜套用红头。
更加直白的说，即：
01 红头文件只能被十五大公文文种使用
《党政机关公文格式》 GB/9704-2012规定有：
本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
该规定明确说明了“红头”文件格式适用于“公文”。
而公文的种类，又有明确的规定：：
第八条 公文种类主要有：
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
来源 《党政机关公文处理工作条例》
所以我们可以推断出， 红头文件格式只能被十五大公文文种使用。
比如，我们在工作中常常会遇到《**公司关于在建项目阶段性进展的情况说明》这一类型的文件，其实它属于一般性应用文，是不推荐使用红头格式的。
案例中，“说明”属于一般性应用文，没有特定的格式。一般性应用文，指法定公文以外的应用文。它可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。
简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据(请假条、收条、领条、欠条)请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函、说明等;
复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记等。
案例中，若《**公司关于在建项目阶段性进展的情况说明》极为重要，需要使用红头文件以示庄重，那么可以修改为：
《**公司关于在建项目阶段性进展情况的通知》（内部周知情况）
《**公司关于在建项目阶段性进展情况的报告》（报上级单位时的情况）
02 不是所有的公文体系都适宜用红头
通常情况下，企业内部一般意义上的工作安排，比如不太正式的“关于近阶段工作安排的通知”，使用红头会将公文的权威性减半。
当企业遇非常重要的发展战略调整、重要的经营性方向改变；发布企业的管理制度；就某项工作请示上级单位；答复下级来文；报告、通报等情况时适宜使用红头。
比如：
某公司因经营战略调整，临时成立了成本管理部，该部门负责人由张三担任，人员从公司在职在岗的员工抽调3人调入新部门，是否要写个通知？可以使用红头吗？
答案是，需要写任免职通知且套用红头文件。成立新部门及任命新部门负责人对公司来讲属于重大结构和人事调整，最好用红头文件呈现。
二
01 需要须用红头的情况
公司内部：
任免类、管理制度下发；
传达上级集团或上级主管单位的重要文件精神；
对企业有卓越贡献的或给企业带来经济损失的员工通报时；
批复子公司的请示等。
公司外部：
向上级单位/机关就某事项请示、报告；
与兄弟单位或没有隶属关系的企业发函件等。
02 不需要使用红头的情况
公司内部日常性工作的通知，比如员工团建活动通知，放假通知等；
某部门向领导申请某个特权；
公司内部各部门间的情况说明；
......
以上，
祝好。
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